EA érettségi felmérés tapasztalatokkal

Sok vállalat számára nagyon lényeges az EA (Enterprise Architect) működés bizonyos fejlettségi szintjének elérése, ráadásul általában viszonylag rövid időn belül, a szükséges környezeti elemekkel együtt (módszerek, eszközök, irányítás, stb.), tekintettel a vállalat méretére, a szolgáltatásainak és infrastruktúrájának összetettségére, a futó projektjei számára, a piaci verseny helyzetre.  

Általában azok a szervezetek, amelyek a változásokat hatékonyan képesek kezelni, jóval sikeresebbek, mint azok, amelyeknek gyenge a változáskezelési képessége. A fejlett EA gyakorlat a sikeres innováció és változás-kezelés egyik fő hajtóereje. Az erőforrások megfelelően összpontosított felhasználásához elengedhetetlen, hogy valóságos képünk legyen a vállalati architektúra állapotáról és fejlettségéről. 

Ebben a blog bejegyzésben a vállalat vagy szervezet architekti képességének érettség felmérésével kapcsolatos tapasztalatokról lesz szó egy közelmúltban lezajlott ilyen jellegű hazai felmérés apropóján.

A szervezet architekti képességének értékelése célszerűen egy speciális modell alapján történik azzal a céllal, hogy a lehetőségekhez mérten objektíven leírja a szervezet jelenlegi helyzetét és fejlettségi szintjét. (Lehetőség van arra is, hogy ezzel párhuzamosan felmérjük azt is, milyen szint jövőbeni elérését tartják célszerűnek a felmérésben résztvevő szakemberek.) A felmérési eredmények megmutatják, hogy az adott szervezet mennyire képes az EA területen a feladatok végrehajtására és rámutatnak azokra a gyakorlatokra, amelyekre célszerű a figyelmet összpontosítani, a lehetséges legnagyobb fejlődés és megtérülés elérése érdekében.

Amennyiben folyamatos értékelés céljából többször történik ilyen jellegű felmérés (például évente), az EA érettségi felmérés olyan tájékoztatást jelent, ami hasznos az EA program fejlődésének és hatásának értékelésére.

A felmérés módszere

Az érettségi modellek általában az adott szervezet különféle területeken kialakult folyamatainak felmérésére és javítására nyújtanak hatékony eszközöket.

Az említett EA felmérés kezdetén egy indító workshopot szerveztünk melynek hármas célja volt: ismerkedjünk meg személyesen is egymással, értsük meg jobban egymást (közös nyelv), és kezdjük el a közös munkát.

Ezután személyes interjúk következtek melyek során egy standard kiértékelő kérdőívet töltöttünk ki az interjú alany válaszai alapján. Ezek jó alkalmat teremtettek arra is, hogy az interjú alanyok a kérdésekhez kapcsolódóan kifejthessék a szervezet EA tevékenységével kapcsolatos személyes nézeteiket is.

Az említett kérdőív-alapú interjúk mellett olyan találkozókat is szereztünk, ahol további, főként vezető munkatársakkal beszélgettünk az EA fejlettséggel kapcsolatos területekről. Ezután a kérdőívek és az említett beszélgetések alapján készítettünk egy összefoglaló jelentést.

A bevezetőben említett felmérés fő célja az volt, hogy az adott vállalatnál az EA, mint vállalati funkció létrehozásával és fenntartásával kapcsolatos képességeket, erősségeket és gyengeségeket azonosítsuk.

Az érettség felmérés terén az eredeti SEI CMM a de-facto szabványos felmérő eszköz, ezért ez alapján került kialakításra az a speciális EA felmérési kérdőív, amit felhasználtunk.

A CMM (Capability Maturity Model) eredetileg egy fejlesztési modell volt, amely az USA védelmi minisztériumával szerződött szervezetektől begyűjtött adatok tanulmányozásán alapult, amit az említett minisztérium finanszírozott.

Az „érettség” kifejezés alapvetően a folyamatok formalizálásának és optimalizálásának mértékére vonatkozott, ami a teljesen ad hoc gyakorlattól a formálisan meghatározott lépések alkalmazásán és az eredmények mérésén át a folyamatok aktív optimalizálásáig terjedt.  A modell célja az volt, hogy a meglévő szoftverfejlesztési folyamatokat javítsa, de alkalmazható más folyamatokra is.

Az alkalmazott felmérési módszer az alábbi lépéseket tartalmazta:

• Előkészítés: Indító workshop
• Kezdés: Kérdőíves interjúk
• Feldolgozás: elemzés és meglévő referencia adatokkal való összevetés
• Befejezés: Az eredmények összefoglalása és átadása

A felmérés hasznos alapinformációkat tudott biztosítani a megrendelő szervezet számára az EA fejlesztési stratégiájuk kialakításához.

A kérdőív az alábbi 11 szekcióba csoportosítva összesen 41 kérdést tartalmazott:

• Az érdekelt felek elemzése
• Az architektúra folyamatok elterjedtsége
• EA fejlesztés
• EA irányítás
• EA kommunikáció
• Minőségbiztosítás
• Üzleti architektúra
• Információs architektúra
• Technológiai architektúra
• Alkalmazás architektúra
• Egyéb támogató területek

Az interjú alanyokat arra kértük, hogy minden kérdésnél válasszák ki az előre megadott válaszok közül azt, ami a saját személyes tapasztalatuk szerint leginkább kifejezi a vonatkozó gyakorlatot vagy állapotot a vállalatuknál.

Tapasztalatok

Nagyon kevés olyan szervezet van, amely mindegyik dimenzióban fejlettnek mondható és szintén kevés szervezet esetében van szükség az összes meghatározott dimenzióban a legfejlettebb állapot elérésére. Az a lényeges kérdés, hogy az adott szervezet EA erősségei összhangban vannak-e azzal, amire a szervezetnek szüksége van.

A kérdőíves eredményekkel kapcsolatban kialakulhat az a vélemény, hogy a számszerű összesített eredmények általánosságban egy érettebb EA gyakorlatot jeleznek, mint ami a valóságban jelenleg rendelkezésre áll a vállalatnál. Ennek az eltérésnek a főbb okai a következők lehetnek:

• Az a természetes emberi viselkedés, hogy a dolgokat sokszor jobbnak állítjuk be, mint amilyenek valójában, különösen olyan helyzetben, amikor tudjuk, hogy egy értékelés, mérés történik.
• A másik ok pedig az a helyzet, hogy a különböző interjú alanyok egymástól nagyon eltérő nézetekkel rendelkezhetnek az úgynevezett „Enterprise”-ról, vagyis a vizsgálat tárgyát képező (logikai) szervezetről. Például akik az éppen folyó legnagyobb fejlesztési projektben vesznek részt, természetes módon a projektben tapasztaltakat általánosították a teljes szervezetre. Vagy például a jogilag kiszervezett, de EA elemzés szempontjából mégis a logikai „Enterprise” részének tekintett funkcióban dolgozó interjú alanyok a maguk szervezeti egységének viszonyai alapján válaszolják meg a kérdéseket.

Azért, hogy a fenti hatásokat ellensúlyozzuk, egyrészt a válaszokból képezett átlag értékekkel célszerű dolgoznunk, másrészt pedig a következtetésekhez nem az értékek abszolút nagyságát célszerű alapul venni, hanem az egyes tényezőkkel kapcsolatban kialakult értékek egymáshoz viszonyított relatív eltéréseit.

A kérdőíves interjúk során nem csak a konkrét választásokat érdemes rögzíteni, hanem az adott kérdéssel kapcsolatban elhangzott megjegyzéseket is.

Végül álljon itt néhány, az említett közelmúltbeli felmérés eredményeit szemléltető diagramokhoz hasonló ábra. A kérdőív 11 kérdéscsoportjának megfelelően 11 darab úgynevezett radar diagram készült. Például az első kérdéscsoportra adott válaszok összesítését az alábbihoz hasonló diagram mutatta be, az érdekelt felek bevonásának mértékét szemléltetve.

A vizsgálati eredmények összefoglalásának végén egy összesítő diagrammal szemléltettük az adott vállalat érettségi szintjeit összehasonlítva korábbi EA ügyfeleink átlagolt értékeivel.

Az eredmények összesítésére az alábbihoz hasonló radar diagram készült, melyen összevethetőek az aktuális eredmények a korábbi ügyfeleink referencia adatbázisával.

Összefoglalva elmondhatjuk, hogy hasznos egy standard EA fejlettségi modellhez viszonyítva megvizsgálni a szervezet EA képességeit, amihez az alkalmazott kérdőíves technika jó módszert biztosít. A számszerű eredményeket önmagukban nem célszerű a teljes igazság egyedüli kifejezőjének tekinteni, sokkal inkább a felmérés során megismert helyzet alapján lehet a számszerű eredményeket értékelni. 

Mindenesetre hasznos a vezetők elé tárni egy olyan képet az EA működésükről, ami jó alapot adhat a fejlesztés tervezéséhez. A felmérési eredmények alapján lehetőség nyílik a fontosabb kockázati elemek azonosítására, a főbb EA stratégiai irányok kijelölésére és még olyan praktikus területen is hasznosak az eredmények, mint az EA munkát támogató eszközök célszerű kiválasztása.