GDPR és Enterprise Architecture

Egy ideje a Cyber Security és az ehhez kapcsolódó kockázatok az egyik legfontosabb stratégiai problémává váltak a legfeleső vezetői szint számára, most pedig a GDPR még nagyobb nyomatékot ad ennek a területnek. Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) egy szigorú uniós adatvédelmi rendelet, amely 2018 májusában lép hatályba.
A vállalati architektek kulcsszerepet játszhatnak ezekkel a kérdésekkel kapcsolatban. Érdemes felfedezni az architektek tudásának, modelljeinek és elemzéseinek (eddig esetleg rejtett) értékét! Az architektek segíthetnek a szervezet informatikai támadásokkal szembeni ellenállóképességének javításában, a jogszabályi előírások betartásában, valamint a különböző (akár az üzemeltetéssel, a jó hírnévvel kapcsolatos és a pénzügyi) kockázatok csökkentésében.
Az alábbiakban kiemeljük a GDPR néhány olyan jellemzőjét, ahol az enterprise architeknek jelentős szerepet játszhatnak a vállalati megfelelőség elérésében.

A GDPR a megfelelés igazolásáról szól

A megfelelőség mellett igazolni is kell a megfelelést. Amint az 5. cikk kimondja: " Az adatkezelő felelős az (1) bekezdésnek való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”)". Az enterprise architektek egyedülálló helyzetben vannak ahhoz, hogy segítséget nyújtsanak szervezetüknek annak bizonyításában, hogy megfelelnek. A biztonsági és adatvédelmi elemzések architekturális modelljeinek felhasználásával az architektek átfogó elemzést nyújthatnak az adatok felhasználásáról és védelméről az egész vállalaton belül, annak folyamatairól, az érintett személyekről és informatikai rendszerekről.

A GDPR előírja, hogy rögzítsék a személyes adatok gyűjtésének célját

Dokumentálni kell, hogy mit teszünk a személyes adatokkal és milyen céllal (30. cikk). Ez magában foglalja például a következőket: milyen helyeken tároljuk a személyes adatokat, mely alkalmazásokat használjuk, ki fér hozzá ezekhez az alkalmazásokhoz, kik azok a harmadik felek, amelyekkel megosztjuk az adatokat stb. A megfelelőségi eljárások részeként gyakran próbálják ezeket különféle Office dokumentumokban rögzíteni, de ez gyorsan kezelhetetlenné válik. Ezek rögzítésében is fontos szerepet játszhatnak az architektek, mivel az architektúra-modellek gyakran az adatok felhasználásának ezen integrált áttekintéséből sok mindent tartalmaznak.

A GDPR a beépített biztonság integrált megközelítését követeli meg

„Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja”, amely magában foglalja az ilyen intézkedések „rendszeres tesztelésére, felmérésére és értékelésére szolgáló eljárást” (32. cikk). Néhány biztonsági intézkedés megszigorítása nem lesz elegendő ehhez. Integrált megközelítésre van szükség a beépített biztonság érdekében, nem csak az informatikai részekre összpontosítva, hanem a szervezet minden aspektusára kiterjedően. Az enterprise architektek a legalkalmasabbak ennek kezelésére, mivel rendelkeznek a szükséges átlátással és betekintéssel.

A GDPR adatvédelmi hatásvizsgálatot igényel

Mindig el kell végeznie az adatvédelmi hatásvizsgálatot, amikor üzembe állítunk egy olyan rendszert, amely személyes adatokat dolgoz fel. A vizsgálatnak tartalmazni kell a feldolgozás leírását, a kockázatok értékelését, a kockázatok kezelésére irányuló intézkedéseket és a megfelelés igazolását. A nagy és bonyolult üzleti és informatikai megoldások összességének ilyen elemzéséhez intelligens szoftveres megoldásokra van szükség. Vannak olyan EA szoftverek, amelyek az ilyen jellegű biztonsági és adatvédelmi elemzésekhez és tervezéshez hatékony támogatást tudnak nyújtani.

Az architektek szerepe

Egy tanulmány szerint a vállalatok úgy vélik, hogy a GDPR megfelelés szempontjából a legnagyobb akadályt az adatok minőségének (73%) és az adat komplexitásnak (67%) a kezelése jelenti.
Az enterprise architektek hozzáférést biztosíthatnak ezen információkhoz. Összekötő kapocsként működnek számos érdekelt fél számára, és szinte minden olyan kérdéssel foglalkoznak, amely hozzájárul a GDPR megfeleléshez. Az alapvető előfeltétel az, hogy a vállalati architektúrák megfelelően készüljenek, a legjobb architekti gyakorlatokat alkalmazzák és modern eszközöket használjanak.
Természetesen az EA önmagában nem képes biztosítani a GDPR megfelelőség összes követelményét. A vezetők közötti szoros együttműködés elengedhetetlen. Az adatvédelmi tisztviselővel és a technológiai területek felelőseivel is intenzív együttműködésre van szükség.

Összegzés: az architektúra kulcsfontosságú a GDPR megfeleléshez

A szervezet megfelelőségének biztosítása érdekében széleskörű áttekintésre van szükség a személyes adatok gyűjtésének, felhasználásának módjáról, a hozzáféréssel, a tárolt adatokkal, a harmadik felek bevonásával, a belső és a külső fenyegetésekkel kapcsolatban sok mindenről. Az enterprise architektek egyedülállóan széleskörű és integrált képet tudnak mutatni a szervezetről és rendelkeznek azokkal a modellekkel és eszközökkel, amelyek az adatvédelem értékeléséhez, javításához és biztosításához szükségesek.
A GDPR nem csak a megfelelést, hanem azt is megköveteli, hogy bizonyítsuk a megfelelést. Az architektúra modellek ezen információk legfőbb forrásai, különösen olyankor, amikor összefüggő nézetre van szükség mindenről, ami a személyes adatokhoz kapcsolódik.

Az ArchiMate modellező nyelv használata

Az ArchiMate nyelv már többször témája volt korábbi blog bejegyzéseimnek, például fontos hír volt a 3.0 verzió megjelenése (Új lehetőségek az architektúra tervezőknek – megjelent az ArchiMate 3.0). A legfrissebb magyar vonatkozású ArchiMate hír pedig az, hogy rövidesen megjelenik az ArchiMate® 3.0 Translation Glossary: English – Hungarian című kiadvány is az AEA Magyar Tagozat lelkes fordítóinak köszönhetően.

Rendelkezésünkre áll tehát egy teljes, korszerű vállalati szintű leíró nyelv, melyet szerte a világon a legkülönbözőbb méretű szervezetekben használnak az architektek. Hasznos megnézni hogyan használják a nyelvet és milyen bevált gyakorlatok alakultak ki.

Szokásos az architektekről azt mondani, hogy olyan komplex, olvashatatlan diagramokat készítenek, amik csak néhány másik architekt számára értelmezhetőek. Bár nyilván erre is van példa, ma az ArchiMate nyelv hatékonyan képes támogatni azt, hogy az architektúra diagramok könnyen érthetőek legyenek. A könnyebb megértés és általában a hatékonyabb kommunikáció érdekében van néhány olyan szempont, amit célszerű figyelembe venni az ArchiMate használata során.

Pont annyit, amennyi kell

Az EA módszertanok is hangsúlyozzák az architekt szakemberek felelősségét abban, hogy pontosan azokat a nézeteket (leggyakrabban diagramokat) készítsék el, amelyek valóban szükségesek az adott architektúra megértéséhez. Ki kell tehát választani a még szükséges, de már éppen elegendő információ mennyiséget: ne tartalmazzanak a diagramok olyan információt, ami az adott cél eléréséhez nem szükséges.

Természetesen nem csak a szükséges diagramok kiválasztása fontos, hanem az is, hogy azok elkészítésekor gondoljunk azok majdani olvasóira. Tisztába kell lennünk azzal, hogy a majdani olvasók számára mennyi részletre van szükség: a diagramunk ne menjen mélyebbre a szükséges részletezettségnél. Ugyan így az is lényeges, hogy a majdani olvasóknak milyen szintű ismeretük van az ArchiMate nyelvről. Ezzel kapcsolatban sokat segíthet egy célszerűen összeállított jelmagyarázat elhelyezése is a diagramokon. Természetesen ne essünk túlzásba és az architektúra legyen a középpontban, nem pedig a jelölésmód, a nyelv vagy a módszertan.

Mindent arra használjunk, amire való

Sok problémát megelőzhetünk azáltal, ha az ArchiMate nyelvet pontosan arra használjuk, amire azt tervezték: új architektúrák megtervezésére, architektúrákkal kapcsolatos döntések hatásainak elemzésére, a döntéshozatal támogatására, a különböző érintettek tájékoztatására. Problémák jelentkezhetnek amennyiben az ArchiMate modelleket elkezdjük ezektől eltérő más célra használni, például alkalmazás fejlesztési részletek vagy éppen üzemeltetési folyamatok ábrázolására. Amihez a nyelv meglévő metamodellje nem ad támogatást, azoknál egyedi bővítések válnak szükségessé, amivel gyakran zavaros, nehezen érthető modellek készülhetnek. Ehelyett sokkal inkább ajánlott az adott célra alkalmasabb egyéb modellező nyelvekkel a lehető legjobb illeszkedést kialakítani. Példák erre a BPMN (Business Process Model & Notation) az üzleti folyamatok modellezésére vagy az UML (Unified Modeling Language) a szoftver tervezésre. Az ArchiMate modellek integrációs központként kapcsolhatják össze a különböző területeken készülő modelleket: akár stratégiai, üzleti, folyamat, szoftver rendszer vagy éppen adat modellek kapcsolhatók így össze.

Hozzáférés

Ha az architektúra dokumentumokat a lehető legnagyobb gondossággal készítettük is el, van még egy általános szempont, ami a munka sikere szempontjából lényeges: a dokumentumokhoz való hozzáférés kérdése. Fontos, hogy azokhoz minden érintett egyszerűen hozzáférhessen. Ebből a szempontból a legjobb, ha nem a klasszikus dokumentum publikációs megközelítést használjuk (email-ben vagy intranet oldalakon hozzáférhetővé tesszük a generált diagramokat mondjuk PDF-ben) hanem inkább igazi együttműködéshez teremtünk lehetőséget: az architektúra nézetek legfrissebb állapota legyen elérhető úgy, hogy ott rögtön észrevételek, visszajelzések is megtehetők azok számára, akiknek ez a feladatuk. Mellékesen az ArchiMate nyelv is azzal válik egyre érthetőbbé és könnyen használhatóvá a szervezetben, ha minél több helyzetben használják az architektúra diagramokat a munka során.

Architekti támogatás a GDPR megfelelőséghez

Az új, EU adatvédelmi szabályozásnak történő megfelelés 2018 májusban válik kötelezővé, de a felkészülést jóval korábban el kell kezdeni ahhoz, hogy a megfelelőség biztosított lehessen. A 2017-es év sok szervezetnél a GDPR-re történő felkészülés jegyében telik majd, ugyanis az új előírások be nem tartása nagy összegű bírságokat vonhat maga után. Az enterprise architect szakemberek jelentős segítséget jelenthetnek a felkészülésben és a megfelelőség folyamatos fenntartásában.

A rendelet

Az EU általános adatvédelmi rendeletének (GDPR, General Data Protection Regulation) pontos címe: Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet). A rendelet teljes szövege elérhető itt. 

Az Európai Unió eddig irányelvi formában szabályozta az adatvédelmet. A 2018 májusától hatályos GDPR rendeleti szinten szabályozza a kérdést, azaz előírásai minden tagállamra egységesen érvényesek, hatálya pedig minden olyan adatra kiterjed, amellyel azonosítható egy EU-n belüli lakhellyel rendelkező természetes személy. A rendelet megszegéséért kiszabott bírság akár a cégcsoport éves árbevételének 4 százalékát is elérheti.

A rendelet egységes keretet biztosít az európai szintű adatvédelem számára, de több ponton lehetőséget ad a tagállamoknak az egyedi szabályozásra. Továbbra is figyelni kell majd a helyi sajátosságokra, és ennek megfelelően a nemzetközi cégeknek az egyes tagállamokban működő részlegeikre eltérő terhet jelent majd a GDPR bevezetése.
 

Az adatkezelőnek igazolnia kell, hogy kellő gondossággal kezeli és védi a személyes adatokat. Ha egy cégtől kikerülnek az ügyfelei, dolgozói vagy partnerei személyes adatai, a kártérítés alól az adatkezelő csak akkor mentesül, ha bizonyítani tudja azt, hogy semmilyen módon nem felelős az adatszivárgásért. A gyakorlatban ezáltal minden adatkezelési kérdés informatikai kérdést is jelent, hiszen az adatkezelőnek azt kell igazolnia, hogy megfelelő biztonsági rendszereket és folyamatokat használ. A rendelet számos új elvárást fogalmaz meg az olyan szervezetek számára, amelyek az Európai Unió területén, vagy azon kívüli területen, de az Unió polgárai számára adatkezelést végeznek. 

Jelentősebb újdonságok:

• Személyes adat definíciójának kiterjesztése
• Személyes adatok kezelésével kapcsolatos üzleti tevékenységek dokumentálásának szükségessége
• Személyes adatok kockázatokkal arányos védelme
• Személyes adatokat érintő incidensek kötelező, 72 órán belüli bejelentése
• Szervezeti adatvédelmi felelős kinevezése
• Adatok kérés esetén történő kötelező (visszamenőleges) törlése és olvasható formában történő visszaadása.

Természetesen egy olyan megoldás, mely megfelelő architekti tervezésen alapulva egyaránt foglalkozik az adatvédelem szervezeti, szabályozói és technológiai vonatkozásaival is, nem csak a rendelet betűjének felelhet meg (elkerülve ezzel a nagyon jelentős büntetést), de csökkentheti a külső támadások, vagy belső adatlopások és szivárgások valószínűsége is, elkerülve ez által a szervezetet érintő veszteségeket is.

Felkészülés

A GDPR megfelelőséggel kapcsolatos feladatok tehát itt vannak és jobb időben odafigyelni ezekre. Maga a szabályozás szigorú, széleskörű előírásokat tartalmaz az adatvédelem vonatkozásában. Az architektek kulcsszerepet játszhatnak a megfelelőség biztosításában. Ehhez a vállalati architektúra modelleket, architektúra dokumentumokat és architekti eszközöket hatékonyan fel kell tudni használni. Az adatvédelmet architektúra modellek felhasználásával lehet hatékonyan elemezni és fejleszteni.

A rendelet megfogalmazása szerint „személyes adat” az azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ. Azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

Vagyis már a cookie használat, illetve a honlap látogatók IP címeinek tárolása is felelősséggel jár.

A GDPR alapelvei:

• jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság
• célhoz kötöttség
• adattakarékosság
• pontosság
• korlátozott tárolhatóság
• integritás és bizalmas jelleg
• elszámoltathatóság

Az architektek szerepe

A GDPR megfelelőség biztosításában hogyan is tud segíteni a megfelelő architektúra, miért az architektúra a megfelelőség kulcsa?
 

A megfelelőséghez a személyes adatok használatáról széleskörű áttekintéssel kell rendelkeznie a szervezetnek: milyen céllal történt az adatgyűjtés, hogyan történt, kiknek van hozzáférésük, hol tárolódnak az adatok, milyen külső felek bevonása történt meg, milyen külső / belső veszélyek léteznek, stb.  Az architektúra az ilyen jellegű információk legfőbb forrása. Ezen kívül az úgynevezett security-by-design elengedhetetlen a biztonságos és a folyamatos megfelelőséget garantáló jövő érdekében.

Az architektúra modellek felhasználhatók a kockázatok csökkentésére és GDPR megfelelőség biztosítására. Rendszeresen elemezni kell a lehetséges veszélyeket és sebezhetőségeket. Fejleszteni kell az enyhítő intézkedéseket összhangban az adatok biztonsági minősítésével. Abban az esetben, ha a biztonsági rendszer megsérül, megfelelő architekti eszközzel megtörténhet a lehetséges hatások felmérése és a megfelelő ellenintézkedések megtétele. Az architektúra modellek hasznosak ezen kívül a megfelelés bizonyítására a szabályozó hatóságok irányába.

Az architektúra modelleket célszerű felhasználni az adatok osztályozására az érintett biztonsági és adatvédelmi attribútumok használatával. Architektúra modellt felhasználhatjuk arra is, hogy bemutassuk a személyes adatok áramlását, elhelyezkedését és feldolgozását az informatikai rendszerekben, üzleti folyamatokban és külső szereplőknél. Modellezhető a felhasználás célja, és ezzel fokozatosan felmérhető az adatok használata szervezeti egységenként, IT alkalmazásonként és munkakörönként.

Az architekti eszközökben a fentiekkel kapcsolatban készített modellekből készíthető például olyan „hőtérkép”, amely megmutatja, hol vannak a legkritikusabb sérülékenységek, mit kell tenni ezekkel kapcsolatban. Fejlett architektúra modellekkel és eszközökkel a vezetői döntések meghozatalához jelentős támogatás nyújtható. Készíthetők olyan riportok vagy akár vizuális „műszerfalak”, amelyek a kockázatok, a megfelelőség szemléltetésére alkalmasak és segítenek a problémák priorizálásában és a megfelelő tevékenységek meghatározásában. Akár a szükséges befektetések összeköthetők az alkalmazások életciklusával is és így egészen komplex ütemtervek készíthetők.

Előnyök

Összefoglalásul, az architekti módszerek és eszközök bevetésével nyerhető előnyök közül kiemeljük:

• Proaktív közreműködéssel kezeli a biztonsági és adatvédelmi kockázatokat a security-by-design megközelítés révén
• Hasznosítja a meglévő architektúra modelleket a kockázatelemzéshez
• Segít abban, hogy ott történjen befektetés a biztonság érdekében, ahol az valóban számít
• Biztosítja és demonstrálja is a megfelelőséget
• Segít elkerülni a súlyos bírságot és a jó hírnév elvesztését.

A sikeres digitális átalakulás hatékony architekti támogatása

A digitális átalakítás ma már nem egy lehetőség hanem egy sürgős feladat. Mindenütt ezt halljuk és ha ennek fejtegetésével foglalkozna ez a blog bejegyzés is, akkor talán már nem is számíthatna érdeklődésre, pont a téma nagyon gyakori előfordulása miatt. Ehelyett arról lesz szó az alábbiakban, hogy hogyan támogatják az enterprise architekt eszközök, módszerek a sikeres digitális transzformációt.  

Hasonlatok, amik rávilágítanak néhány vonatkozásra

Digitális átalakulási kezdeményezésekkel találkozhatunk a vállalati szervezet különféle területein. Ilyen lehet például a marketingesek digitális kezdeményezése, egy digitális prototípus fejlesztés a termelésben vagy például digitális átállási lépések az irodában. Ezek sok esetben lényegében egymástól független, részben párhuzamos tevékenységek, hasonlóan az alábbi ábrához.

Az enterprise architect megközelítési mód a részletek megfigyelésén túl inkább az alábbi képpel jellemezhető.

Mindkét kép ugyanazt a digitális adathordozót mutatta, a képi hasonlat az architekt speciális nézőpontját hangsúlyozta: az egyes (esetleg elszigetelt) kezdeményezések bármilyen sikeresek is, önmagukban nem biztosítják a vállalati szintű digitális transzformáció sikerét.

Egy másik metaforát ide idézve, az enterprise architekti munka egy része hasonló a kösd össze a pontokat játékhoz. Az architekt azonosítja a vállalati architektúra lényeges pontjait és dokumentálja azokat a kapcsolataikkal együtt.

Sikeresen végig haladva a kapcsolatokon, érdekes eredmény adódik: az alábbi kép mutatja a munka gyümölcsét.

A részletek összekapcsolásával, a nagyobb összefüggésekben való gondolkodással az architekti munka támogatja a sikeres digitális átalakulást.

A digitális rombolás hullámai

A digitális transzformációval járó rombolás nem valami elszigetelt jelenség. Inkább ismétlődő jelenségek sorozataként figyelhető meg az elmúlt mintegy 30 évben. Különböző iparágakban láthattuk ennek a rombolással járó átalakulásnak nagyon jelentős hullámait.

Az 1990-es években a zene hallgatás és fényképezés, videó készítés és megosztás addigi gyakorlatát rombolták le új szereplők, akik mind a digitális technológiák előnyeit használták.

A 2000-es években újabb területek végzett jelentős rombolást a digitális átalakulás: például a televíziózás, az utazással és álláskereséssel-toborzással kapcsolatos gyakorlat lényegesen átalakult. Elég, ha csak a YouTube példájára gondolunk, vagy arra, hogy az emberek egyre inkább az interneten foglalták a szabadságukkal kapcsolatos dolgokat. A vállalati toborzás is egyre erősebben használta a szociális médiát.
Most a 2010-es években szintén érzékelhetjük a digitális átalakulással kapcsolatos rombolást. A vásárlási szokások átalakulása már a 90-es években megkezdődött, de most a digitális marketing egészen más módon zajlik, mint korábban. A vásárlók is nagyon sok esetben online tevékenységekkel kezdik a vásárlást még olyan esetekben is, amikor esetleg a tényleges beszerzés még hagyományos módon zajlik, mint például egy autókereskedésben. A pénzügyi világ és az egészségügy két olyan nagy terület, ahol napjainkban figyelhetjük meg a legjelentősebb digitális átalakulást.

Digitális architektúra

A digitális átalakulást támogatja a megfelelő digitális stratégia, mely tartalmazza a szervezet digitális pozícionálását, működési modelljét, valamint a versenytársak, fogyasztók és partnerek igényeit és viselkedését. A stratégia sikeres megvalósítását segíti a megfelelő digitális architektúra kidolgozása, amely tartalmazza a jövő üzleti, adat, alkalmazás és technológiai nézeteit a kívánt digitális működés eléréséhez. A digitális architektúrában meghatározott megoldások megvalósítási projektjei teszik végül lehetővé a tényleges digitális átalakítást.  

Referencia modellek

Az enterprise architect módszertanok (mint a TOGAF, melyről már sok vonatkozásban volt szó ezen a blogon is) kiemelik a referencia modellek használatával járó előnyöket. A digitális transzformációval kapcsolatban is készültek hasznos referencia modellek.
Itt két modellt említek röviden: az első magának az átalakulásnak a célszerű modellje, míg a másik az átalakulás révén kialakuló és erősen a digitális technológiákra támaszkodó architektúrára mutat egy referencia modellt.

A diagram kiemeli azokat a külön-külön vizsgálandó, de erősen összefüggő területeket, melyek mindegyike lényeges a sikeres digitális átalakulás szempontjából. A modell azt is hangsúlyozza, hogy a döntések célszerű iránya a „Miért”-től halad egészen a „Hogyan”-ig, érintve minden lényeges szintet.

Egy lehetséges referencia architektúrát mutat az alábbi diagram, kiemelve azt, hogy az architektúra komponensei között együtt találhatóak meg a korábbi hagyományos vállalati képességek, valamint az új digitális képességek is.

Az EA támogatás fókuszterületei

Az enterprise Architect gyakorlat támogatja a digitális átalakulást. Az alábbiakban ennek a támogatásnak néhány kiemelkedő fókusz területét vesszük sorra.
A digitális transzformáció jellemzője, hogy a változások gyorsan történnek és általában az addigi üzleti modell rombolásával járnak. A szervezeten belül ezek a változások több területre kihatnak, például az üzleti működésre, az IT támogatásra, a technológiára stb.
Mind ezekre tekintettel az EA felhasználásával kapcsolatban az alábbi három kiemelt területet vizsgáljuk a továbbiakban:

• Világos kép, egységes nézet biztosítása
• EA módszerek, eszközök felhasználása
• Vállalati agilitás növeléséhez való hozzájárulás

Világos kép, egységes nézet biztosítása

A tipikus helyzethez hozzá tartozik, hogy eltérő stratégiák, megközelítések vannak jelen a szervezetben. A különböző fejlesztési projektek, team-ek kommunikációja gyakran nehézkes. Ugyanakkor a digitális átalakítás kapcsán úgyszólván minden érintett: a vállalati folyamatok, a működés, az informatikai megoldások stb. Így aztán könnyen felmerülhet a „Tyúk vagy a tojás dilemma” is.
Az EA a vázolt helyzet kezeléséhez egy világos, áttekinthető kép és egységes nézet biztosítását hangsúlyozza, amihez az alábbiakat biztosítja:

• Nézetek használata – az EA módszertanok részletesen kidolgozták az érintett felek nézőpontjai és az azokhoz tartozó nézetek előállításának gyakorlatát.
• Építőelemek meghatározása – a komplex architektúráknak kisebb építőelemekre történő lebontása illetve építőelemekből új architektúrák kialakítása az EA működés bevált gyakorlatát képezik
• Architektúra megállapodások kidolgozása és használata – a jobb kommunikáció és együttműködés egyik biztosítéka az architektúra megállapodások használata az architektúra módszertanokban. Ez az egyik módja annak, hogy a független kezdeményezések hatékonyan véghez vihetők legyenek.

EA módszerek, eszközök felhasználása

Az EA módszerek és bevált architekti munkát támogató eszközök hasznosak a digitális átalakulás támogatására.
A részletesen kidolgozott architektúra fejlesztési folyamat (mint például a TOGAF ADM), a lépéseket, be- és kimeneteket pontosan leíró módszer, a világos taxonómia fontos segítség ennek során. A konzisztens részekből összeálló, teljeskörű és mindenhol tökéletesen illeszkedő architektúra tervek készítését lehetővé tevő bevált szoftver eszközök, és a már bizonyított fogások, gyakorlatok mind komoly segítséget jelentenek.
Az érintettek kezelése az egyik fontos EA eszköz. Segít az érintettek meghatározásában, annak rögzítésében, hogy ki, hogyan érintett. Az elkészítendő architektúra nézeteket az érintettek nézőpontjai alapján határozza meg.
Azt, hogy mit szeretnénk elérni (akár inkrementumokban) nagyon fontos tisztázni. Az architektúra vízió fogalma és elkészítésének gyakorlata ehhez jelentős segítség.
Megfelelő ütemterv elkészítése sokkal hatékonyabban végezhető az EA módszertan felhasználásával, ahol ez a teljes architektúra fejlesztési folyamatot átfogó tevékenységként részletesen ki van dolgozva.
Az EA gyakorlatban bevált repozitórium építés gyakorlata nagyon hasznos a digitális átalakulás végrehajtása során például a hatékonyabb haladás érdekében, hogy legközelebb még jobban kezeljünk azonos vagy hasonló problémákat.

Vállalati agilitás növeléséhez való hozzájárulás

Napjainkban a vállalatok sokkal dinamikusabb környezetben működnek, mint korábban. Másrészről az is az agilitás hajtó erejét adja, hogy manapság sokkal nagyobb lehetőség van agilisnak lenni a rendelkezésünkre álló információk és eszközök birtokában.
Az eddig kifejtettek segítenek az agilitás fokozásában és az inkrementális növekedés megvalósításában. A fokozatos változtatásokhoz a legfontosabb támogatást az alábbiak adják:

• Egységes koherens nézet biztosítása, azzal együtt, hogy független szálakon történnek változtatások
• Az architektúra változtatások megfogalmazása és kezdeményezése egy egységes vízió (vagy víziók piramisa) alapján
• Hatékony EA repozitórium használata olyan módon, hogy minden iteráció és független szál hozzá járuljon a közös célhoz. Természetesen ez nem öncélú szempont, de egyike a fontos szempontoknak.

A digitális transzformáció során végig nagyon fontos, hogy világos céllal rendelkezzünk. Ennek kisebb elérhető részekre bontásában az architekturális dekompozíció fontos szerepet kap.  Az egyes iterációk során a vállalat stabilitásának folyamatos fenntartásához az EA módszerek jelentős segítséget jelentenek. Az esetleges szükséges átmeneti kitérők ellenére a az üzleti előnyöknek a több iteráció folyamán is láthatónak és mérhetőnek kell lenni.

A digitális átalakulás és a szabványok

A digitális átalakulás architekti támogatása során nagy jelentősége van a szabványoknak. Konkrétan az enterprise architect szakmai tevékenységek vonatkozásában az alábbiakat emelhetjük ki:

• TOGAF – The Open Group Architecture Framework
• ArchiMate – az architektúra modellezés szabványos grafikus nyelve
• IT4IT – az IT, mint üzleti egység kezelésének gyártó független modellje

A fenti szabványokról többször volt már szó korábbi blog bejegyzéseimben. (TOGAF-ról például itt, itt, itt, itt, itt; az AchiMate-ről itt, itt, itt ; az IT4IT-ról itt)
Most az alábbi ábrával azt tekinthetjük át, hogy a digitális átalakulás mely területein használhatjuk az említett (és néhány további) szabvány és referencia modell bizonyos részeit.

Összegzés

Ha az olyan technikai kezdeményezések, mint a Big Data, a Cloud, a mobilitás és hasonlók egyáltalán nincsenek hatással az üzleti sikereinkre, akkor lehet, hogy a szervezetünknél EA-ra nincs is szükség. Ha azonban az üzleti funkciók megváltoztatása a cél a digitális lehetőségek felhasználásával, akkor az EA a lehetséges leghasznosabb eszköz a transzformáció segítésére. Ha nem követünk egy architektúra szempontú megközelítést, akkor azt kockáztatjuk, hogy nem leszünk képesek kezelni az összes tényezőt, amelyek kihatással lesznek a digitális átalakulás végső eredményességére. Az esetleges rövid távú sikerek gyorsan elvezethetnek a különböző szervezeti egységek, részlegek, szerepkörök, rendszerek és információk kezelhetetlen káoszába.   
A digitális működés az üzleti szinten többek között azt az ígéretet tartalmazza, hogy képesek leszünk kezelni az információkat, tervezetten, fokozatokban tudunk változni és folyamatos optimalizációt tudunk megvalósítani. A vállalkozás ilyen fajta átalakítása nem egyszerű feladat. Anélkül, hogy olyan eszközrendszert használnánk, ami megkönnyíti ezt az átalakítást, nehéz a gyors technológiai változásokat, azok költségeit kezelni.
Az EA hatékony eszköz a digitális átalakítás sikeréhez, hiszen kézzelfogható hasznos outputokat állít elő ehhez, melyek többek között a siker vagy kudarc okainak megértéséhez is használhatók. Kevésbé fejlett szervezeteknek a siker/kudarc ugyanis gyakran bináris jellegű. Az EA alkalmazása segít ezen a helyzeten. Fokozatos változtatásokkal lehetőség van a digitális átalakulás sikeres végrehajtására.

TOGAF felhasználói közösség

A legelterjedtebb architektúra keretrendszer felhasználói tartották nemrégen ez évi első találkozójukat. Ennek kapcsán következik itt néhány gondolat a TOGAF felhasználásáról és a találkozó fontosabb részleteire is kitérünk.  

The Open Group TOGAF® User Group

Egyik korábbi blog bejegyzésben röviden már hírt adtam róla, hogy 2016. január 25-én megrendezésre került az első TOGAF® User Group Meeting San Franciscoban. A TOGAF fejlesztői eddig is rendelkeztek világméretű szervezettel: az Architecture Fórum erre szolgált. Hiányzott azonban a TOGAF felhasználóinak ilyen szintű közössége. Létrehozásának legfőbb célja az Open Group számára az volt, hogy a keretrendszer felhasználóitól több visszajelzés jusson el az Open Group szakembereihez és a felhasználók egymással is hatékonyabban tarthassanak kapcsolatot, együttműködésük professzionálisabb lehessen. A TOGAF 9 minősített szakemberek száma az egész világon a találkozó idején már meghaladta a 63 000 főt.

2017 elején ismét TOGAF User Group konferenciát tartottak, melynek központi kérdésköre az architektúra létrehozás és újrahasznosítás volt. Ez röviden azt jelenti, hogy az architekt szakembert célszerűbb-e jobban bevonni a meglévő architektúra modellek újrahasznosításába, mint újak létrehozásába azért, hogy az igényeknek megfelelő megoldások alakuljanak ki.

A konferencia nyitó vita

A rendezvény egy klasszikus oxfordi stílusban megrendezett vitával kezdődött. Az elmúlt évi hasonló vita tárgya az agilitás témaköre volt, amihez megfelelő architektúra modellek megléte nagyon lényeges. Így a mostani vita azzal foglalkozott, vajon ezeket a modelleket legjobb újrahasznosítani, vagy inkább célszerű elkészíteni minden alkalommal, amikor ilyen modellre szükség van.

Az újrahasznosítás melletti érvek között elhangzott, hogy a TOGAF eleve tartalmaz megfelelő iránymutatást arra, hogyan válasszunk eszközöket és referencia modelleket az újrahasznosításhoz. A technológiai területeken az már teljesen elfogadott, hogy modellek használatára van szükség az élet egyszerűbbé tételéhez. Szintén fontos érv, hogy a modellekre azért is szükségünk van, hogy a megvalósítás várható időigényét jobban tudjuk tervezni. Természetesen maguk az architektek sem szeretnék ugyan azt a problémát újra és újra megoldani. A meglévő referencia modellek egy közös nyelvet is biztosítanak az enterprise architektek számára, ezért is fontosak a munkájukhoz.

Az ellenzői érvek között elhangzott, hogy a referencia modellek csak akkor hasznosak, ha egy referencia architektúrába épültek be. A referencia modellek segítenek megérteni a referencia architektúrákat, de önmagukban haszontalanok. Az architekteknek gyakorlottaknak kell lenniük referencia modellek kialakításában, de azoknak a modelleknek referencia architektúrákon kell alapulniuk. Másrészről pedig a referencia architektúrákhoz hozzá kell tartoznia a világosan definiált problémának, a probléma megoldására vonatkozó iránymutatásnak, az ehhez szükséges képességek világos megfogalmazásának is, valamint annak ismerete is szükséges, hogy hogyan jutunk el az eredményekhez. Megfelelő referencia architektúrához szükséges tehát az az ökoszisztéma, ami meghatározza, hogy mi minden kell ahhoz, hogy a megoldás sikeres legyen.  Csak akkor rendelkezünk valóban értékes referencia modellekkel, ha bizonyított referencia architektúra áll rendelkezésre az előbbiek értelmében. Összegezve: az architekteknek először meg kell érteniük azt a problémát, amit meg kívánnak oldani, utána tudnak kitalálni olyan architektúrát, ami a megoldáshoz hasznos.

A végén a résztvevők többsége abban állapodott meg, hogy a vita döntetlennel zárult. A felmerült kérdésre a leghelyesebb válasz: „az attól függ …”. Vannak esetek, amikor valóban egy megfelelő modellt kell készíteni és vannak olyan estek is, amikor rendelkezésre áll elegendő mennyiségű újrahasznosítható információ.

Felhasználói tapasztalatok

A The Open Group Architecture Forum most a TOGAF ökoszisztéma kiterjesztésén dolgozik azzal is, hogy a gyakorló architekteknek a TOGAF minősítési program mellett útmutatókat és egyéb anyagokat is biztosít. A TOGAF sokrétű használatát bemutató felhasználói tapasztalatok között szerepelt például a BAE Systems , egy brit védelmi szállító cég példája is. A TOGAF több érdekes felhasználási területe között olyan is volt, ahol India nyomornegyedeinek lakható közösségekké alakítását úgy igyekeztek megoldani, hogy közben ne alakuljanak ki gettók. A módszertant arra is használták, hogy abban segítsenek vállalatoknak, hogy hogyan lehet az innováció kultúráját kialakítani náluk. Volt olyan beszámoló is, amely egy olyan modell kidolgozását ismertette, amelyről azt gondolták, jelentős megtakarításokat fog hozni a cégnek, azonban a modell kialakítása során teljesen figyelmen kívül hagyták a meglévő szervezeti kultúrát. Végül emiatt új tervet kellett készíteni az alapoktól kezdve. A Fujitsu a vállalati folyamataik tervezésének szabványosított megközelítési módját hozta létre a TOGAF használatával. De használták a TOGAF ADM módszertanát Indiában az országba illegálisan beáramló gyógyszerek kontrollálásának segítésére, Malajziában a pálma farmok kialakításához is tudták alkalmazni az ADM-et. Kínában mind a start-up cégek, mind pedig multinacionális vállalatok használják a TOGAF-ot a speciális strart-up fejlődésnek, illetve a nagyvállalatok digitális transzformációinak tervezéséhez.

Felhasználói igények

A konferencián elhangzott igény volt a TOGAF még jobb használhatóságával kapcsolatban, hogy több tapasztalatot kell megosztani arról, hogyan lehet „eladni” az Enterprise Architecture-t és jobban hatni az érintettek érzelmeire is.  Szintén igény fogalmazódott meg olyan aktív fórumra, ahol a felhasználók modelleket, használati eseteket, szükség esetén kérdéseikre válaszokat találnak.

A konferencia résztvevők között kiosztott kártyákon is gyűjtötték a felhasználói követelményeket a rendezvény során. A TOGAF szabvánnyal kapcsolatos javaslatokat továbbítják a The Open Group Architecture Forum-hoz, ahol azokat figyelembe veszik a szabvány tovább fejlesztése során.

Magyarországon az AEA Magyar Tagozat, a hazai enterprise architect szakmai közösség kiemelten foglalkozik a TOGAF felhasználók tapasztalataival, a keretrendszer használatával kapcsolatban felmerülő igényekkel.