Egyes vállalati architektúra (EA = Enterprise Architecture) képességek hiánya vagy alacsony szintű érettsége szoros kapcsolatban áll bizonyos azonosítható kockázatokkal.
Vállalati architektúra menedzsment érettségi felméréseket végezve azt tapasztaltam, hogy sok hasonlóság van a vállalati architektúrák kezelésével összefüggésbe hozható kockázatokat illetően az egyébként különböző tevékenységet folytató szervezeteknél is. Az alábbiakban néhány olyan kockázatról lesz szó, melyek az architektúra menedzsment érettségével, akár hiányos architektúra irányítással, például nem jól kialakított megfelelési folyamattal hozhatók összefüggésbe.
A „kockázat” szó tartalma a mindennapi szóhasználatunkban meglehetősen negatív, miközben nem csupán fenyegetést jelent („negatív kockázat”), hanem lehetőséget is kifejezhet („pozitív kockázat”). A kockázat azt is jelentheti, hogy elkerülhető egy potenciálisan nagy lehetőség. A kockázatkezelés olyan összetett kérdés, amivel érdemes foglalkozni.
A kockázatkezelés a vállalati architektúra menedzsment szerves része. A gyakorló vállalati architekteknek alapvetően célszerű a szervezetüknél alkalmazott kockázatkezelést használni és szükség esetén azt kiterjeszteni az alkalmazott enterprise architect módszertan útmutatása alapján.
A kockázatkezelési folyamat szokásos lépései:
- azonosítás
- értékelés
- kezelés vagy reagálás
- jelentéstétel
- ellenőrzés, megfigyelés
Ez a blog bejegyzés csak a vállalati architektúrájával kapcsolatos területekre és azokkal kapcsolatban is csak az első két lépésre összpontosít.
A kockázatok kezelése
Minden architektúrális (különösen az üzleti architektúrát érintő) átalakítás kockázatokkal jár. Kiemelten igaz ez az olyan dinamikus iparágakban, mint a távközlés vagy éppen az IT szolgáltatás. Fontos a kockázatok azonosítása, osztályozása és enyhítése minden jelentős változás megkezdése előtt, úgy hogy azok nyomon követhetők legyenek az átalakítás során.
Az enyhítés folyamatos erőfeszítés, és gyakran a kockázatok kiváltói kívül esnek az átalakulás tervezőinek hatáskörén (például a gazdasági környezet változása, csoportszintű döntések, egyesülés, akvizíció), így a tervezőknek folyamatosan figyelemmel kell kísérniük az átalakulás kontextusát.
Fontos megjegyezni, hogy egy vállalati architekt ugyan azonosíthatja a kockázatokat és enyhíthet egyes kockázatokat, ám a kockázatot először az irányítási keretrendszernek kell megfelelően fogadni, majd kezelni.
A továbbiakban konkrétabban a vállalati architektúra menedzsmenttel kapcsolatos kockázatokkal foglalkozunk.
A vállalati architektúra menedzsmenttel kapcsolatos legfontosabb kockázatok
A vállalati architektúra menedzsmenttel kapcsolatban számos fenyegetést azonosíthatunk a kockázatok szokásos négy fő területén:
- Megfelelőségi fenyegetések – ezek a politikából, törvénykezésből, szabályozásból vagy vállalatirányításból származnak
- Működési fenyegetések - befolyásolják a vállalkozás folyamatait, rendszereit, az embereket és az általános értékláncot
- Stratégiai fenyegetések - az ügyfelekkel, a versenytársakkal és a befektetőkkel kapcsolatosak
- Pénzügyi fenyegetések - a piacok és a reálgazdaság ingadozásaiból fakadnak
A vállalati architektúrák kezelésének fontos célja a kockázatok kezelésének elősegítése: ám bizonyos esetekben érdekes módon az architekti működés maga is új kockázatokkal jár.
A kockázatokkal és az architektúra menedzsmentnek a főbb kockázatok kezelésének elősegítésében játszott szerepével kapcsolatban fontos megjegyezni a következőket:
- Rövid távon az architekti munka fő értéke a bonyolultság csökkentése, a változtatások könnyebb megvalósíthatósága és a technológiai beruházások jobb megtérülése lehet. Ezek mind működési fenyegetésekkel kapcsolatosak.
- A fejlett vállalati architekti képességek hosszú távú fő előnye ezen túlmenően az, hogy a működési fenyegetések enyhítésén túl a stratégiai fenyegetések elkerülését is támogathatja az architekti munka.
Sok vállalati architekt úgy véli, hogy valójában csak egy vállalati architektúra kockázat létezik: annak a kockázata, hogy az architekti módszereket nem alkalmazzák megfelelően a vállalkozásban. Az igazság az, hogy a vállalati architektúra menedzsment maga is tartalmaz kockázatokat. A hiányzó vagy nem megfelelően használt vállalati architektúra azonban valóban még nagyobb kockázatot jelent.
A vállalati architektúra menedzsmenttel kapcsolatos kockázatok közül néhány kiemelkedően fontossal foglalkozunk a következőkben.
Biztonsági sérülékenységek és kitettségek
A vállalati architektúra menedzsmenttel kapcsolatba hozható kockázatok között a biztonságot kell először megemlítenünk. A vállalati architektúrának közös biztonsági keretet kell biztosítania, mely csökkenti a biztonsági kockázatokat. Fennáll annak a veszélye, hogy biztonsági rések jönnek létre a vállalati architektúra menedzsment képességek hiánya miatt. A biztonság kiemelten fontos minden szervezet számára. Az architektúra nagy változásai még fontosabbá teszik ezt a témát. Olyan népszerű architektúra megközelítés, mint például a SOA (szolgáltatás orientált architektúra), bonyolíthatja a biztonságot és új kockázatokat vethet fel.
A vállalati architektek nem biztonsági szakértők, de az általuk alkalmazott módszertan és az általuk követett biztonsági alapelvek alapján ők kell hogy ellássák az összekötő szerepét a biztonsági szakértők, a tervezők és a fejlesztők között. A biztonság fontos szempont, és természetesen ugyan így a teljesítmény, a minőség és az innováció is. Amikor egy szervezet fejleszteni akarja ezeket, akkor jól meg kell értenie ezek szerkezetét és viselkedését (architektúráját). Ebből a célból fontos integrált eszköz a vállalati architektúra menedzsment, olyan kiegészítő területekkel, mint az ESRM (Enterprise Security & Risk Management, vállalati biztonság és kockázatkezelés).
A kritikus eszközök láthatósága
A szervezeteknek tisztán kell látniuk, mivel rendelkeznek és mit terveznek beszerezni vagy kialakítani a jövőben.
Nagy kockázatot jelenthet akár egy olyan egyszerű probléma is, hogy a szervezetnek nincs egy olyan központi hiteles nyilvántartása, amely integráltan tartalmazza az összes használt kiszolgáló számítógépet, az összes hivatalosan működő alkalmazást, azt, hogy mely alkalmazás-összetevők futnak a kiszolgálón, milyen interfészeken működnek együtt, mely üzleti folyamatokban használják az adott szolgáltatást, stb.
Ez a probléma a szükségesnél magasabb informatikai költségeket eredményez, és instabil alapot jelent a jövőbeni fejlesztések tervezéséhez is. Az SLA és az OLA (szolgáltatási illetve működési szint megállapodások) megfelelő tervezhetősége szintén korlátozott a fenti helyzetben.
A személyzet
Tapasztalt, motivált, jól képzett szakemberek nélkül nem lehet használható vállalati architektúra-képességet kiépíteni. Az architekt szakemberek helyzete gyakran eltérő az egyes architektúra területeken még adott szervezeten belül is.
Gyakran a technológia területén valóban tapasztalt architektek vannak, az alkalmazási tartomány viszonylag jó szinten kezelt, de például az információs architektúra tartomány igen sokszor nincs megfelelően tervezve, modellezve.
Nem egyszerű a megfelelő vállalati architektúra menedzsment képesség kialakítása. Az érintettek időnként panaszkodhatnak, hogy az architekti működés nehézkes. A találkozók, a dokumentumok áttekintése és a képzés elvonhatja a kritikus alkalmazottakat alapvető üzleti felelősségüktől. Ha az architekti működés nem megfelelően célirányos és eredményközpontú, akkor az akár a vállalat erőforrásainak pazarlásához is vezethet.
Alacsony elfogadási arány
Sok szervezetnél az egy valós kockázat, hogy a jó vállalati architektúra terveket figyelmen kívül hagyják. Sokkal könnyebb meghatározni a vállalati architektúrát, mint végrehajtani az ahhoz szükséges irányítást.
Az architekti működés egyik fő kockázatát gyakran az érdekelt felek támogatásának alacsony szintje jelenti.
A vállalati architektúra gyakorlatának túl szűk vagy túl széles hatóköre szintén kockázatot jelenthet. A szűk hatókör nem biztos, hogy nyújt elegendő értéket, míg a túlságosan széles hatókör nem működhet az eltérő érettségi szintek miatt. Előfordulhat például, hogy az üzleti architektúra rosszul vagy hiányosan van definiálva, miközben a technológiai architektek „minden bitet” modelleznek.
Az is kockázattal jár, ha túl nagy architektúra hatókört és részletezettséget igyekszik fenntartani a szervezet. A modell karbantarthatatlanná válhat, az információ ezután nem megbízható, haszontalan. A meghozandó döntéseknek megfelelő részletezettségi szinthez ragaszkodni kell.
Megoldások költségei
A közös megoldások használatával a cél általában a dolgok egyszerűsítése. A fejlett vállalati architektúra menedzsment képesség támogathatja az ilyen kezdeményezéseket. Ez jelentősen csökkentheti a megoldások költségeit.
Fennáll azonban annak a veszélye is, hogy egy olyan vállalati architektúra programot alakít ki a szervezet, amely a túltervezés miatt nem optimális. Architektúrális előnyök túlhangsúlyozása (skálázhatóság, újrafelhasználhatóság stb.) más szempontok rovására mehet. Az architektúrálisan ideális megoldások ezen kívül gyakran drágák. Az architektúra irányítási folyamatoknak kell az egyensúlyt biztosítani.
A legrosszabb a „rosszul használt IT költség”, vagyis a valós üzleti célok támogatása nélküli költés. Hasznos, ha az architekti működés beépül a stratégia kialakítása és a projekt megvalósítása közé, ezzel segítheti a megoldások költségeinek optimalizálását is.
Felhasználói elfogadás
Fennáll a veszélye, hogy egyre több siló megoldás alakul ki a szervezeten belül. Egyes részlegek olyan informatikai megoldásokat és szolgáltatásokat választanak, amelyek a szervezeten belül egyediek, nem használhatók más területen. Az architekti módszerek a közös megoldásokra összpontosítanak. A közös megoldásokra való törekvés azonban további felhasználói elfogadási kockázatokat vezethet be.
A felhasználók panaszkodhatnak, hogy a közös megoldások kevésbé igazodnak üzleti egységük igényeihez. A silómegoldásaik felett az egyes részlegek teljes ellenőrzést élvezhetnek, míg ha kénytelenek átváltani a közös megoldásra, elégedetlenek lehetnek. A közös megoldások több szempontból a leghatékonyabbak, de általában nagyobb a felhasználói elutasítás kockázata. Jól kialakított architektúra irányítással lehet ezt a hatást csökkenteni.
Függőségek létrehozása
Az érett vállalati architektúra képesség eredménye lehet olyan függőségek tudatos kezelése, amelyek ma részben rejtetten maradhatnak.
Az első nagy lépés mindenképpen egy architektúra repozitórium (információs adatbázis) felépítése. Architektúra-tartományon belüli kapcsolatokon kívül a tartományok közötti függőségek is fontosak. A közös megoldások új függőségeket vezetnek be az üzleti egységek között:
- A több üzleti egységet érintő változási kérelmeket prioritásként kell kezelni
- Az üzleti egységek különböző üzleti ciklusokkal rendelkezhetnek, és eltérő változtatási ablakokat kérhetnek
- A módosítási kérelmek ütközhetnek egymással
Kockázatot jelenthet a szervezeti egységek közötti ellenségeskedés, ami akár a változáskezelési folyamat teljes felborításához is vezethet. A jó architektúra irányítási gyakorlattal ezt kezelni kell.
Rejtett függőségek lehetnek a projektek között: a projektek megváltoztathatnak közös architektúra komponenseket. Az architektúra komponensek sokféleképpen kapcsolódnak egymáshoz. Az ilyen kapcsolatokkal a projekteket közvetetten kapcsolják egymáshoz architektúra elemek függőségei révén.
Projekt csúszások
Az esetleg előforduló projekt határidő csúszások általában veszélyesek a szervezetek számára. Az architektúra irányítási folyamatok további projekt-ellenőrzési pontokat, például megfelelőségi felülvizsgálatokat vezethet be. Ezek során a megoldás architektúra validálásával segítheti az architekti működés a megvalósítás útjában álló akadályok elkerülését.
Az architektúra menedzsment folyamatok azonban bizonyos estekben késleltethetik is a projekteket, és akár túlzott mértékű fölösleges adminisztrációt is eredményezhetnek. Ezért létre kell hozni egy jól használható architektúra irányítási keretet a szükséges ellenőrzési pontok biztosítására, úgy, hogy az ne okozzon felesleges túlterhelést. Megfelelő architekti eszközök központi repozitóriummal és az együttműködés fokozott támogatásával segíthetnek ebben.
Fejlett tervezéssel és jó kommunikációval, megfelelő architektúra repozitórium használatával, tudásbázisok, közös struktúrák (fejlett architekti szolgáltatások) felhasználásával felgyorsítható a projektek kezdeti szakasza, amikor például kevesebb erőforrásra van szükség a jelen (as-is) helyzet felderítéséhez.
Gondos mérés
Tipikus helyzet sok szervezetnél, hogy tervek készülnek, de az előrehaladást nem követik megfelelően és nem határoznak meg ez alapján intézkedéseket sem.
Az architektúra terv gyakran tartalmaz üzleti teljesítmény mutatókat. Amikor ezeket a mutatókat csoportok és munkatársak értékelésére használják néha ebből váratlan és ellentétes eredmények származnak. Amikor az emberek tudják, hogy méréssel értékelik őket, az drasztikusan megváltoztathatja viselkedésüket.
A vállalati architektúra programok általában nyomás alatt állnak, hogy kézzelfogható üzleti eredményeket mutassanak. Mégis a vállalati architektúra programnak általában nem az a legjobb megoldása, ha a mérőszámokat teszi a legfontosabb, vagy akár egyedüli értékelési szemponttá.
A metrika önmagában jó dolog. A metrikák teljes hiánya veszélyes. Biztosíthatják az üzleti átláthatóságot, és kiemelhetik az operatív szűk keresztmetszeteket és problémákat. A mutatók azonban további kockázatokat vezethetnek be, ezért ezeket óvatosan célszerű használni.
Az architekti gyakorlatok elsősorban a tervezésre összpontosítanak, és fennáll a veszélye annak, hogy elveszítik a „valóság alapjukat”. A jelen (as-is) és a jövő (to-be) helyzetek megfelelő kapcsolatát folyamatosan kezelni kell, az átmenetet tervezni kell, hogy elkerüljük a haszontalan tervek létrehozását.
Kommunikáció
A hatékony és stabil működés egyik kulcsfontosságú tényezője a jó kommunikáció. A jó kommunikációhoz közös nyelvre van szükség, amelyet a különböző felek megértenek. A helyes vállalati architektúra menedzsmant gyakorlatnak meg kell határoznia ezt a közös nyelvet (fogalmak, modellek, tudásbázis), és biztosítania kell a szükséges csatornákat (fórumok, találkozók, eredmények, stb.) a felek között.
Ugyanakkor fennáll annak a veszélye is, hogy nem hatékony, értelmetlen rendszeres találkozókat, „architektúra fórumokat” stb. határoznak meg, amelyek haszontalan architekti tevékenységeket eredményezhetnek. Ezért az architektúra program kommunikációs tevékenységeit szigorúan kell megtervezni, moderálni és összpontosítani az emberek idejének tiszteletben tartására.
Összegzés
A fejlett vállalati architektúra menedzsment képesség sokat segíthet egyes felmerülő kockázatok csökkentésében. Igaz, hogy maga az architekti módszertanok használata, az architektúra menedzsment kialakítása is hozhat be újabb kockázatokat a szervezet életébe, de mégis a legnagyobb kockázatot az jelenti, ha egy olyan szervezet, ahol nagy méretű, összetett architektúrák vannak, melyek ráadásul eléggé gyorsan változnak is, nem alakítja ki a fejlett vállalati architektúra menedzsmentet és nem hasznosítja az architekti munka eredményeit.
