Architektúra eszköz - vállalati tudásbázis

Annak érdekében, hogy az enterprise architect (EA) tevékenység hasznos legyen és valódi üzleti értékkel rendelkezzen, az architektúra tervezés, fejlesztés, karbantartás, megvalósítás hatékony irányítást és megfelelő eszközöket igényel. Ha az üzleti környezet összetett, az IT megoldások komplexek és az EA dokumentumok menedzselése bonyolult, akkor mindenképpen speciális EA szoftver alkalmazása célszerű. A közelmúlt egyik tanácsadói projektében a megfelelő EA eszköz kiválasztásához piacfelmérés és az EA eszközkínálat összehasonlítása is része volt a megbízásnak, ennek kapcsán foglalom össze a szempontokat, tapasztalatokat az alábbiakban.

Az EA eszközök és platformok olyan szoftver alkalmazások, amelyeket arra terveztek, hogy támogassák az enterprise architekt és más architekt szakemberek és olyan érintettek munkáját, akik a szervezet stratégiájának megfelelő tervezést, elemzést végeznek.  Az EA eszközök a stratégiai és taktikai döntéshozatalt támogatják azzal, hogy információt és azok összefüggésit gyűjtik és kezelik az üzlet, az információs rendszerek és a technológia területén, a lényeges architekturális nézőpontoknak megfelelően.

Az EA eszközök piacán sokféle szállító megtalálható. Eszközeik az érintett architektúrákra vonatkozó információkat tárolnak, strukturálnak, elemeznek és megfelelően megjelenítenek. Olyan lekérdezéseket, riportokat, megjelenítést biztosítanak, amelyek az üzleti eredmények elérését segítik.

Az EA eszközök pozícionálásával és az alkalmazásuk, elterjedésük sebességével kapcsolatban a Gartner független elemző cég azt jelezte 2016 júliusában, hogy az EA eszközök iránti érdeklődés 40%-kal nőtt az elmúlt 12 hónapban. A vállalati licenc eladások növekedésének két legfőbb hajtóerejét az összetett üzleti transzformációk és a digitális üzlet kihívásainak segítésében látja a Gartner. Az IT költségcsökkentés, alkalmazás portfólió kezelés és racionalizálás problémái szintén arra ösztönzik a vállalatokat, hogy ha eddig nem tették, kezdjék el alkalmazni ezeket az eszközöket.

Ahogy az alábbi ábra szemlélteti, az EA eszközök már az úgynevezett „megvilágosodás emelkedőjén” találhatók a sokak által jól ismert hype-görbe öt fázisra közül, a Gartner értelmezésében 2016-ban. Ez azt jelenti, hogy az EA eszközök már nem az innovációs kezdeményezés vagy az azt követő magas elvárások csúcsán, illetve a szokásos relatív kiábrándulási fázison találhatók. A megvilágosodás emelkedője fázist általában az jellemzi, hogy egyre több vállalatnak jelent előnyt az adott technológia, második- és harmadik-generációs termékeket kínálnak a gyártók, egyre több vállalat finanszíroz pilotokat, de a konzervatív szervezetek továbbra is óvatosak.   

Forrás: Hype Cycle for Enterprise Architecture, 2016, Gartner, 79 oldal
 

Fontos szempont, hogy az architektúrák fejlesztése egységes és konzisztens módon történjen.  Az EA irányítási folyamatoknak és a testreszabott módszertanoknak kell biztosítani azt, hogy a különböző architektúra leírások, amelyeket különböző architektek vagy architekt csoportok készítettek, támogassák az architektúrák integrációját mind az egyes architektúra területeken belül (üzleti, adat, alkalmazás, technológia) mind pedig azok között is.

Bizonyos idő után az architektúra dokumentumok (EA artifaktok) olyan erőforrásokká válnak, amelyeket megfelelően kezelni, kontrollálni kell, különösen az újrahasznosítás szempontjából. Szükségessé válik olyan EA eszköz kiválasztása, amely lehetővé teszi ilyen architektúra modellek és nézetek generálását és folyamatos karbantartását.

Az enterprise architektek által használt személyes EA eszközök helyett egyre inkább vállalati szintű EA megoldásokra, platformokra van szükség. Ez a változás azt jelenti, hogy nem annyira az EA szakemberek személyes termelékenységét fokozó eszközöket, sokkal inkább vállalati szintű döntéseket és tervezést támogató platformot célszerű kialakítani.

Nem megfelelőek a széleskörű, jól megalapozott döntések támogatására olyan EA eszközök, amelyek:

• nem biztosítanak megbízható, nagy teljesítményű központi repozitóriumot (információ tárat), amely a munkatársak, csoportok ismereteit egyesíti egy helyen, konzisztens módon
• nem képes fejlett vezetői információkat és elemzéseket szolgáltatni
• nem rendelkeznek hatékony import-export funkcionalitással és olyan programozhatósági, szkriptelhetőségi lehetőséggel, ami az eszköz adaptálását, megfelelő EA folyamatok támogatását, szabályok kialakítását és artifaktok automatizálását teszi lehetővé
• nem biztosítanak fejlett webes megjelenítési eszközt az összes tartalom „laikus” felhasználók részére történő megjelenítésére, bizonyos esetben az összes munkatárs számára elérhető módon.

Az EA eszköz kiválasztása során természetesen célszerű megismerni az ehhez kapcsolódó független elemzői ajánlásokat, mint például a Gartner’s Magic Quadrant for Enterprise Architecture Tools és a The Forrester Wave™: Enterprise Architecture Management Suites vagy az olyan minősítő szervezetek listáit, mint a The Open Group TOGAF® 9 Tool Certification Register vagy például a The Open Group ArchiMate® Tool Certification Register. Ezek fontos információ források, de egymagukban nem elegendőek a megfelelő EA eszköz kiválasztásához már csak azért sem, mert nincsenek tekintettel az adott szervezet speciális helyzetére, EA érettségére, igényeire.

Kiválasztási szempontok

Természetesen feltételezhetjük, hogy minden olyan EA eszköz, amely rendelkezik valamekkora piaci részesedéssel, megfelel valamilyen helyzetre. A saját céljainkra leginkább megfelelő eszköz kiválasztását célszerű a helyzet világos megismerésével kezdeni. Egy korábbiblog bejegyzésben foglalkoztam az architekturális érettséggel és annak felmérésével. Amennyiben nincs pontos képünk a szervezet / vállalat architekturális helyzetéről, érdemes egy felméréssel kezdeni.

A megfelelő eszköz kiválasztásához tisztázni kell, mik a lényeges architekti funkciók a szervezetnél (pl.: EA, IT, információs architektúra vagy a folyamatok kialakítása), milyen szakemberek dolgoznak az architektúrákon (pl.: EA szakemberek vagy más kollégák másféle szakképesítéssel és ismeretekkel), milyen nagy az architekti funkció (mekkorák az architektúra modellek, milyen fajta projektek jellemzők) és persze hogy mekkora büdzsével lehet tervezni.

Természetesen a szabványok támogatása (mint például az ArchiMate, melyről már több blog bejegyzésben is írtam) szintén fontos szempont. Mindenesetre érdemes megjegyezni, hogy a megfelelő EA eszköz kiválasztása bonyolultabb dolog, mint ahogy elsőre tűnhet. Például a kiválasztásnál könnyen olyan jellemzőkre koncentrálhatunk, amelyek valójában nem is olyan lényegesek (mint például az architektúra komponensek hogyan néznek ki a megjelenítéskor). Ha sikerül a teljes képet megértenünk, végül már csak kis számú lehetőség közül kell választanunk. Nemrégen egy hazai vállalat számára készítettem javaslatot EA tool kiválasztásához és ott először 20 gyártó és termék szerepelt a listán és viszonylag rövid elemzés után ez egy 4 elemű listára rövidült.

Az EA eszköz által kezelt információknak tartalmazni kell az üzleti, az adat és alkalmazás, valamint a technológiai architektúrákkal kapcsolatos információkat is. Kezelnie kell a vállalati kockázat kezelés és a vállalati biztonság kezelés sajátos nézőpontjait is, melyek befolyásolják a jövő architektúráit.

Az EA eszköznek kapcsolódni kell más megoldásokhoz is, többek között:

• projekt és portfólió menedzsment
• irányítás, kockázat kezelés és megfelelőség
• IT szolgáltatás menedzsment
• pénzügyi menedzsment

A korszerű EA eszközöknek minimálisan az alábbi képességekkel rendelkezni kell a Gartner ajánlása szerint:

• legyen repozitórium alapú
• rendelkezzen modellezési képességgel az összes architektúra nézőpontra vonatkozóan
• támogassa a különféle érintettek megjelenítési nézeteit 
• rendelkezzen architekturális, üzleti tervezési és döntési területeken szükséges elemzési képességekkel
• rendelkezzen a szükséges megoldásokkal a felhasználói hozzáférési jogosultságok adminisztrálására, biztonsági szempontok érvényesítésére
• legyen konfigurálható különböző felhasználók és környezetek esetére
• támogassa a különböző szabványokat és keretrendszereket (jelölések, architekturális és iparági szabványok) és tegye lehetővé a felhasználók igényeinek megfelelő testreszabást is
• az összes jellemzőt és funkciót könnyen használható, intuitív módon biztosítsa

A végső döntéshez célszerű a kiválasztott legesélyesebb szállítók kínálatát még egy konkrét, a vállalati speciális igényekhez összeállított igény lista alapján összevetni. Legutóbbi ilyen jellegű tanácsadói munkám során egy közel száz kérdést tartalmazó kérdőívvel kerestük meg a kiválasztott szállítókat. A kérdőív az alábbi főbb kérdéskörökben mérte fel a megoldásokat:

1. Termék azonosítás
2. Termék pozicionálás
3. A szállító pozícionálása
4. Támogatás, oktatás
5. Referenciák
6. Licencek és költségek
7. Termék jellemzők: 

• Általános jellemzők
• Repozitórium
• Biztonság és naplózás
• Testreszabhatóság
• Kompatibilitás, együttműködési képesség és integráció
• Kommunikáció és kollaboráció támogatása
• Alkalmazási területek, EA információ kezelése
• Egyéb kiegészítő információk

Adatgyűjtés a naprakész EA repozitóriumhoz

Ha nincs folyamatosan frissítve, az EA modell nem használható, mert nem hozható megalapozott döntés ilyen adatok alapján.  A megfelelő adatgyűjtési és esemény-kezelési mechanizmus kialakítása érdekében az EA eszközhöz a megfelelő környezeti (kontextus) információkra is szükség van. Ilyen információk például az érintettek felelőssége, az elérhető adatforrások, a modell elemeinek forrása (kézzel felvett vagy adatforrásból származó), vagy például az adott elem utolsó módosításának ideje. Az ilyen környezeti információkat célszerű az aktuális EA modell elemeivel együtt tárolni.

Az EA modellekhez szükséges adatgyűjtés teljes automatizálása jelenleg nem lehetséges főleg az alábbi okok miatt:

• az EA adatok, különösen az üzleti architektúra területén, magas absztrakciós szinten kerülnek modellezésre és ez az absztrakció csak emberi döntéssel tehető meg
• nem minden adat szerezhető be automatizálható módon, meglévő adatforrásokból az adott szervezetnél
• adat inkonzisztencia előfordulása esetén, pl. duplikációnál, a feloldás gyakran csak emberi döntéssel lehetséges

Ezért nagy jelentősége van az emberek bevonásának az adatgyűjtésbe és minőségbiztosításba az EA működés szempontjából. Hosszabb távon természetesen az a cél, hogy a szakemberek bevonása az adatszolgáltatásból inkább a minőségbiztosításba helyeződjön át. Az automatikus adatszolgáltatásra képes adatforrások integrálása mellett fontos, hogy felhasználjuk azokat az eseményeket, amelyek emberi vagy automatizált tevékenységeket indíthatnak az EA eszközben. Ehhez megfelelő esemény-kezelő interfész kialakítása célszerű azok miatt az információs rendszerek miatt, amelyek ugyan nem képesek strukturált adatokat automatikusan szolgáltatni az EA eszköz számára, de képesek egy EA szempontból releváns változás tényét jelezni. Ilyen események például értesíthetik a megfelelő érdekelt személyt egy projekt lezárásáról vagy hasonló eseményekről. Ezzel kézi adatfrissítés kezdeményezhető közvetlenül az esemény bekövetkezése után.

Az alábbi ábra egy ilyen részben automatizált EA repozitórium adat frissítésének koncepcióját szemlélteti.

Összefoglalásul megállapíthatjuk, hogy bizonyos architektúra fejlettségi szintekhez elengedhetetlenül szükséges megfelelő EA eszköz használata. A viszonylag széles termék kínálat ellenére nem egyszerű feladat a legmegfelelőbb eszköz kiválasztása. Ehhez tisztában kell lennünk a szervezet EA érettségével, a tervezett felhasználás főbb jellemzőivel. Célszerű az elemző cégek információit is felhasználni, valamint a legesélyesebb megoldások szállítóit célzott kérdések, szempontok szerint összevetni. Ilyen jellegű tevékenységekben sokat segíthetnek gyakorlott tanácsadók.